Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta ei ole etenkään aloittelevalle yrittäjälle helppoa. On vaikea arvioida, mitä muuttujia valintaa tehdessä pitäisi huomioida. Toisaalta myös tilitoimiston vaihtaminen myöhemmässä vaiheessa voi tuottaa päänvaivaa. Kokosimme joukon hyviä ohjeita tilitoimiston ja kirjanpitän valintaa varten. Jatka lukemista.

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta: Voiko se mennä vikaan?

Aloittavan yrityksen tulee valita itselleen tilitoimisto tai kirjanpitäjä. Suomessa on kuitenkin tuhansia tilitoimistoja. Kolmen suurimman tilitoimiston markkinaosuus on vain noin 10-15 %. Tällä alalla pienet toimistot ovat hyvin yleisiä.

Miten sitten valitaan oikea tilitoimisto tai kirjanpitäjä? Ja mikä väärän tilitoimiston valitsemisessa on vaarana?

Vain noin 800 tilitoimistoa on Taloushallintoliiton auktorisoimia. Myös auktorisoimattomat tilitoimistot voivat olla asiallisia, mutta joukkoon mahtuu myös oikeasti ammattitaidottomia yrittäjiä – sekä jopa tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä, jotka ovat erikoistuneet erilaisiin hämäräpuuhiin. Tällaisten tunnistaminen voi olla vaikeaa. Osa alle listatuista vinkeistämme voivat olla avuksi.

Toisaalta eri tilitoimistot ovat erikoistuneet erilaisten yritysten tarpeisiin. Pienten ja suurten yritysten kuukausittaiset laskumäärät ovat hyvin erilaisia. Lisäksi osa yrittäjistä haluaa ulkoistaa vain tietyt taloushallinnon ja kirjanpidon osa-alueet – tavallisesti ainakin varsinaisen kirjanpidon ja tilinpäätökset.

1. Tunne yrityksesi tarpeet ennen kilpailuttamista

Oman yrityksen tarpeiden tunteminen on välttämätöntä ennen tilitoimistojen kilpailuttamista. Jos liiketoiminta on jo käynnissä, tällöin on luonnollisesti helppoa arvioida, millaista palvelua tilitoimistolta kaipaa. Uuden yrittäjän kohdalla tehtävä on hieman haastavampi.

Arvioi ensinnäkin, minkä verran laskuja siirrät kirjanpitäjälle kuukaudessa. Tämä vaikuttaa tilitoimiston kanssa tehtävään sopimukseen. Osa tilitoimistoista on erikoistunut tarjoamaan edullisia paketteja nimenomaan pienyrityksille, joilla ei ole paljoa laskuja – osa puolestaan veloittaa pienistä laskumääristä huomattavan korkeita summia ja panostaa hinnoittelussa suurten yritysten tarpeisiin.

Yrityksen tarpeiden miettimiseen kuuluu myös sen päättäminen, minkä osan yrityksesi taloushallinnosta haluat ulkoistaa. Nykyisillä sähköisillä järjestelmillä on helppo ulkoistaa koko taloushallinto kerralla. Silti monet yrittäjät päättävät siirtää kirjanpitäjän tehtäväksi ainoastaan peruskirjanpidon ja tilinpäätökset. Säästät kuitenkin helposti todella paljon rahaa ja aikaa, jos annat ammattilaisen hoitaa myös palkanlaskennan, työnantajamaksut ja virallisten tahojen edellyttämät lakisääteiset ilmoitukset. Näin myös vältyt ylimääräisiltä kuluilta, joita väärin laadituista ilmoituksista voi koitua.

Nämä asiat on syytä päättää ennen kuin alkaa valita tilitoimistoa yritykselleen.

2. Vertaile hintoja, mutta älä suoraan valitse halvinta

Hintojen vertaileminen on tärkeää. Eri tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa eri periaatteilla, joten voit saada periaatteessa yhtä laadukkailta tilitoimistoilta hyvinkin erilaisia tarjouksia. Muun muassa seuraavat muuttujat vaikuttavat tilitoimiston kokonaishintaan:

  • Tuntihinnoittelu.
  • Viennin hinta.
  • Palkanlaskennan hinta.
  • Tilinpäätöksen hinta.
  • Muut kulut.

Vaikka hintojen vertaileminen on tärkeää, muista kuitenkin, että kirjanpidon välitön hinta on toissijainen. Jos valitset itsellesi sopimattoman tai jopa ammattitaidottoman kirjanpitäjän, joudut myöhemmin maksamaan tästä virheestä jopa moninkertaisesti.

3. Suosi sähköistä taloushallintoa

Finanssialan Keskusliiton laatiman selvityksen mukaan sähköinen asiointi tulee halvemmaksi kuin perinteinen paperipohjainen kirjanpito. Jos sinulla ei ole erityistä henkilökohtaista syytä välttää sähköistä kirjanpitoa, kannattaa suoraan aloittaa taloushallinnon hoitaminen virtuaalisessa muodossa. Se on tulevaisuutta. Jos aloitat kirjanpidon hoitamisen paperimuodossa, myöhemmin sen siirtäminen sähköiseen muotoon voikin olla ongelmallinen.

Sähköinen taloushallinto säästää rahaa joka käänteessä, sillä monet prosessit on siinä automatisoitu ja päällekkäisen työn määrä vähenee. Toisaalta sähköinen kirjanpito ja raportointi auttavat yrityksen johtoa tekemään tehokkaampia ja asiantuntevampia ratkaisuja koskien yrityksen tulevaisuutta. Sähköisyys helpottaa myös budjetin valvontaa.

Verkkolasku ja verkossa maksaminen ovat kenties tärkein osa sähköistä taloushallintoa. Ne auttavat automatisoimaan kirjanpidon ja tuottavat helposti hyödyllisiä raportteja taloushallinnon moniin tarpeisiin.

Parhaassa tilanteessa kaikki sähköisen taloushallinnon osat istuvat saumattomasti yhteen. Verkkolaskut siirtyvät automaattisesti ostoreskontraan ja tarkastettavaksi. Saapuvat maksusuoritukset kuittaavat reskontrasta myyntisaatavat automaattisesti maksetuiksi. Maksutapahtumista ja siirroista muodostuu automaattisesti tiliöintimerkinnät.

4. Kysele henkilökunnan koulutusta

Kirjanpitäjän ja tilitoimiston mahdollisen muun henkilökunnan koulutustaso kannattaa tarkistaa. Kirjanpitäjällä tulisi olla KLT eli kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto. Se on luotettava osoitus ammattitaidosta.

Monissa tilitoimistoissa työskentelee ihmisiä myös ilman KLT-tutkintoa ja jopa ilman kaupallisen alan ammatillista perustutkintoa. Periaatteessa tämä ei ole välttämättä ongelma. Mutta vähennät riskejä huolehtimalla, että kirjanpitäjäsi varmasti tuntee alan lainsäädännön, säädökset ja myös kirjanpidon epäviralliset normit ja eetoksen.

Kirjanpitäjän harjoittama jatkuva kouluttautuminen on myös välttämätöntä, sillä säädökset muuttuvat joka vuosi. (Hyvänä esimerkkinä nyt vuonna 2016 astuu voimaan uusi kirjanpitolaki, joka jälleen vaatii kirjanpitäjiltä tietojen ja asiantuntemuksen päivittämistä.)

5. Kysy, onko toimisto Taloushallintoliiton jäsen

Kaikki tilitoimistot eivät ole Taloushallintoliiton auktorisoimia. Tämä ei välttämättä tarkoita, että ulkopuolelle jättäytyneet yritykset eivät olisi osaavia, mutta niiden kanssa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta. Kuten KLT-tutkinto vähentää väärän valinnan riskiä, niin myös Taloushallintoliiton auktorisointi lisää sen todennäköisyyttä, että kyseisellä toimistolla on puhtaat jauhot pussissa.

6. Pyydä suosittelijoita

Kun olet alustavasti vertailemalla ja kilpailuttamalla rajannut itsellesi sopivien tilitoimistojen määrää, pyydä tilitoimistolta suosituksia.

Juttele myös tuntemiesi yrittäjien kanssa ja kysy heidän kokemuksiaan paikallisista tilitoimistoista. Tällä tapaa voit saada tärkeää tietoa kulissien takaa ja parhaimmillaan välttää joutumisen osaamattoman kirjanpitäjän uhriksi.

7. Henkilökemioilla on väliä

Muista, että kirjanpidossa ei ole kyse ainoastaan automaatiosta. On tärkeää, että sinulla on hyvä intuitio koskien valitsemaasi kirjanpitäjää ja että kommunikaationne toimii. Parasta on, jos pystyt luontevasti esittämään tyhmänkin tuntuisia kysymyksiä kirjanpitäjällesi. Tämä tarkoittaa, että pystytte viestimään rennosti.

Älä valitse tilitoimistoa, jonka kanssa asioidessasi sinulle tulee olo, ettei sinua ymmärretä tai kuunnella. Ihmisten sosiaalisissa taidoissa on eroa. Sosiaaliset taidot ja toimiva henkilökohtainen kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa voivat osoittautua yrityksellesi elämän ja kuoleman kysymykseksi.

8. Sisällytä tarjouspyyntöön nämä tiedot:

  • Oma nimi ja asema yrityksessä.
  • Yrityksen nimi ja toimiala.
  • Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
  • Yrityksen tilanne: Onko se uusi vai vanha yritys? Paljonko työntekijöitä? Millainen liikevaihto?
  • Paljonko kuukausittain on odotettavissa osto- ja myyntilaskuja?
  • Mitkä osat taloushallinnosta halutaan ulkoistaa tilitoimistolle? Kirjanpito, verotus, tilinpäätös, reskontra, palkanlaskenta?
  • Millaisia sähköisiä järjestelmiä yritys käyttää tai haluaa käyttää?

9. Jos olet vaihtamassa tilitoimistoa, huomaa myös nämä asiat:

  • Tilitoimiston vaihtaminen toiseen tulee kyseeseen, jos kommunikaatio vanhan tilitoimiston kanssa ei suju tai jos yrityksen tai tilitoimiston palvelurakenne muuttuu.
  • Varmista, että kommunikaatio uuden kirjanpitäjän kanssa toimii.
  • Tarkista, millaisia kuluja vanhan aineiston siirtämisestä toimistolta toiselle mahdollisesti koituu. Etenkin siirtyminen järjestelmästä toiseen voi osoittautua raskaaksi prosessiksi. Tarkista tällöin uudelta tilitoimistolta, kuinka nopeasti palvelu saadaan käyttöön.
  • Siirtyminen paperisesta järjestelmästä sähköiseen taloushallintoon voi olla joissakin tapauksissa helppo ja nopea tehtävä – mutta usein vaatii kovan työn.
  • Tilitoimistoa vaihdettaessa voi olla järkevää pyytää konsultointiapua kokeneelta taloushallinnon asiantuntijalta. Moni pieni asia voi mennä siirtymässä vikaan.
  • Yrityksen tarpeiden kartoittaminen ja selkeä ilmaiseminen uudelle tilitoimistolle takaavat parhaan tuloksen.

Lue lisää aiheesta:
Tilitoimiston valinta (Yrittäjät)
Miten valita tilitoimisto? (Talousplus)
Tilitoimiston valinta tai vaihtaminen (Sixones)
Tilitoimiston valinta (Markus Ossi)

Share on Facebook1Share on Google+0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Email this to someone